PEMBUKUAN

         Bahwa setiap Organisasi Perusahaan/Instansi wajib mengadakan pencatatan-pencatatan menurut kebutuhannya, yaitu tentang harta/inventaris dan segala sesuatu yang ada kaitannya dengan akuntansi/pembukuan dengan cara sedemikian rupa, sehingga dari pencatatan pembukuan itu dapat diketahui setiap saat kewajibanya.

Dalam pembukuan ini, dimana kegiatan Perusahaan/Instansi telah sedemikian kompleks, peranan Pembukuan dianggap penting namun demikian Pembukuan masih merupakan hal yang belum banyak dipahami dan dipelajari.

Difinisi :

        Pembukuan  adalah pencatatan transaksi keuangan. Transaksi meliputi penjualan, pembelian, pendapatan, dan pengeluaran oleh perseorangan maupun organisasi. Pembukuan biasanya dilakukan oleh seorang ahli pembukuan. Pembukuan berbeda dengan akuntansi. Proses akuntansi biasanya dilakukan oleh seorang akuntan. Akuntan membuat laporan dari transaksi keuangan tercatat yang ditulis oleh ahli pembukuan. Terdapat beberapa metode umum pembukuan, semisal sistem pembukuan masukan-tunggal dan pembukuan berpasangan, kedua-dua sistem ini dapat dilihat sebagai pembukuan "nyata". Setiap proses yang melibatkan pencatatan transaksi keuangan adalah proses pembukuan.

Ahli pembukuan

Seorang ahli pembukuan, juga dikenal sebagai pencatat akuntansi atau teknisi Mesin, ialah seseorang yang mencatat transaksi harian suatu organisasi.^[1] Seorang ahli pembukuan biasanya bertanggung jawab untuk menuliskan "buku harian". Buku harian yang dimaksud berisikan pembelian, penjualan, penerimaan, dan pengeluaran. Ahli pembukuan bertanggung jawab untuk memastikan semua transaksi sungguh-sungguh telah tercatat di dalam buku harian, buku besar pemasok, buku besar konsumen, dan buku besar umum. Ahli pembukuan memindahkan buku-buku itu ke tingkatan neraca saldo. Seorang ahli pembukuan menyiapkan rekening pendapatan dan lembaran neraca menggunakan neraca saldo dan buku-buku besar yang sudah disiapkan oleh ahli pembukuan.

Sistem pembukuan

Dua sistem pembukuan yang umum digunakan di dunia usaha dan organisasi lainnya adalah sistem pembukuan masukan-tunggal dan pembukuan berpasangan. Sistem pembukuan masukan-tunggal hanya menggunakan akun pendapatan dan pengeluaran, dicatat terutama di dalam jurnal pendapatan dan pengeluaran. Pembukuan masukan-tunggal cocok digunakan untuk usaha mikro dan kecil. Pembukuan berpasangan memerlukan pengeposan (pencatatan) tiap-tiap transaksi dua kali, menggunakan debit dan kredit.

Sistem masukan-tunggal

Sumber catatan pembukuan primer di dalam pembukuan masukan-tunggal adalah buku kas, sama dengan daftar rekening koran, tetapi menempatkan pendapatan dan pengeluaran ke berbagai akun pendapatan dan pengeluaran. Catatan akun yang terpisah dipelihara untuk kas mungil, status keterbayaran dan keterterimaan akun, dan transaksi-transaksi yang bersesuaian lainnya, semisal inventaris dan ongkos perjalanan.

Pembukuan akun tunggal

Pembukuan sederhana bagi perseorangan dan keluarga melibatkan pencatatan pendapatan, pengeluaran, dan neraca terkini di dalam buku catatan kas atau daftar akun pemeriksaan

Sistem berpasangan

Buku harian

Buku harian untuk konteks pembukuan adalah catatan transaksi keuangan dengan dua ciri, yakni deskriptif (tertib-kejadian) dan kronologis (tertib-waktu). Buku harian kadang-kadang disebut pula buku masukan asli (book of original entry). Perincian buku harian harus dimasukkan secara resmi ke dalam jurnal untuk memudahkan proses penghantaran (posting) ke buku besar. Buku-buku harian meliputi:

• Buku harian penjualan, untuk mencatatkan semua faktur penjualan.
• Buku harian kredit penjualan, untuk mencatatkan semua nota kredit penjualan.
• Buku harian pembelian, untuk mencatatkan semua faktur pembelian.
• Buku harian kredit pembelian, untuk mencatatkan semua nota kredit pembelian.
• Buku harian kas, biasa dikenal sebagai buku kas, untuk mencatatkan semua dana yang diterima ataupun dikeluarkan. Buku harian kas dapat dibagi ke dalam dua jenis, yakni buku harian penerimaan untuk uang yang diterima, dan buku harian pengeluaran untuk uang yang dikeluarkan.

Buku kas mungil

Buku kas mungil adalah catatan pembelian yang relatif sangat kecil dibandingkan dengan pembelian-pembelian lainnya, biasa dikendalikan oleh sistem tetap (imprest system). keat qw gk ngerti

Jurnal

Jurnal adalah catatan transaksi keuangan resmi dan kronologis sebelum angka-angka transaksi tersebut diakunkan ke dalam buku besar umum sebagai debit atau kredit. Jika buku harian tidak tersedia, maka jurnal adalah buku masukan asli, di mana segala transaksi dicatat untuk kali pertama, oleh karena itulah (untuk alasan teknis) jurnal kadang-kadang dipandang sama saja dengan buku harian. Jurnal-jurnal khusus meliputi: penjualan, pembelian, penerimaan kas, pengeluaran kas, dan gaji pegawai. Jurnal umum adalah catatan masukan yang tidak disertakan ke dalam jurnal lainnya.

Buku besar

Buku besar (dikenal pula sebagai buku masukan akhir) adalah catatan semua akun, masing-masing dicatat pada halaman terpisah dengan neracanya. Tidak seperti jurnal yang menampilkan semua transaksi keuangan tanpa neraca, buku besar mengikhtisarkan nilai-nilai dari satu jenis transaksi keuangan per akun, yang menjadi dasar bagi lembaran neraca dan rekening pendapatan. Buku besar terdiri dari:

• Buku besar konsumen, untuk transaksi keuangan dengan seorang konsumen (juga disebut buku besar penjualan).
• Buku besar pemasok, untuk transaksi keuangan dengan seorang pemasok (juga disebut buku besar pembelian).
• Buku besar umum (nominal) menyajikan modal, utang, pendapatan, dan pengeluaran.

Daftar perkiraan

Daftar perkiraan (chart of accounts) adalah daftar semua kode akun yang dapat disajikan dengan angka, huruf, atau paduan angka dan huruf yang memungkinkan akun tersebut dapat ditempatkan ke dalam buku besar umum.

Komputerisasi pembukuan

Komputerisasi pembukuan menghilangkan banyak buku-buku kertas yang digunakan untuk mencatatkan semua transaksi dan biasanya memanfaatkan pembukuan berpasangan. Perangkat lunak komputer mempercepat proses pembukuan.

Tata Buku dan Akuntansi

Untuk membedakan pengertian antara tata buku dan akuntansi, mempunyai hubungan erat. Tata Buku hanya merupakan sebagian kecil dari akuntansi,  yang mencakup kegiatan pencatatan data transaksi perusahaan dengan cara-cara tertentu. Sebagian besar dari kegiatan ini hanya menyangkut masalah tulis-menulis saja. Dan karena itulah tidak mengherankan , bila fungsi tata buku dapat digantikan oleh mesin pembukuan atau komputer.Di lain pihak pengertian akuntansi begitu luas, mencakup berbagai bidang spesialisasi seperti telah dijelaskan didepan, akuntansi selain mencakup kegiatan tata buku, juga mencakup perancangan  sistem pencatatan, penyusunan laporan dan penafsiran informal keuangan. Dalam praktek  akuntan seringkali membimbing dan  menilai pekerjaan pemegang buku, Oleh karena itu dalam setiap hal, seorang akuntan harus memiliki tingkat pengetahuan, pemahaman konsepsi dan keahlian analistis yang tinggi daripada seorang pemegang buku

Transaksi :

Bahwa yang menjadi obyek akuntansi adalah transaksi. Yang dimaksud dengan transaksi adalah semua peristiwa atau kejadian yang mengubah posisi keuangan suatu perusahaan.

Contoh transaksi:

-               Pembelian barang dagangan

-               Pembayaran gaji pegawai

-               Penjualan barang atau jasa

-               Pelunasan utang kepada Bank

-               Pembelian keperluan kantor dan sebagainya.

SISTEM KEARSIPAN

Didalam sistem kearsipan  ada lima dasar sistem penyimpanan, masing-masing sistem mempunyai suatu kelebihan dan tidak ada sistem yang terbaik,  Dari sistem yang ada, pilihlah sistem yang terbaik dan cocok dengan bahannya.

            Sebagai bahan pertimbangan untuk menentukan sistem adalah

 sebagai berikut :

1.     Jenis dan macamnya usaha perusahaan / kantor.

2.     Benda arsip yang disimpan.

3.     Pilihlah salah satu caption yang paling cocok untuk menentukan

sistem filing.

4.      Perhatikan kebiasaan atasan menyebut benda arsip tersebut.

Adapun kelima sistem kearsipan adalah :

1. Sistem abjad    ( Alphabetical system of filing  )
2. Sistem tanggal ( Chronological system of filing )
3. Sistem masalah ( Subject   system  of  filing   )
4. Sistem  nomor  ( Numerica   system  of  filing  )
5. Sistem wilayah ( Geographical system  of filing ) 

      Perlengkapan filing cabinet (tempat Arsip) dan Laci
Filing Cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluar-masuk.

	Laci

     

 

Map digunakan untuk menyimpan lembar-lembar surat. Ada empat macam map, yaitu brief twine); 

stof map, snelhechter, hanging map (map gantung).brief ordner

Lemari arsip ini berbentuk, seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak. untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat

Mesin Penghancur Dokumen

lateral filing cabinet

filing cabinet

FILING CABINET Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drawer type filing cabinet. Lateral filing cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai alas untuk menyimpan arsip.

Kearsipan

DIFINISI KEARSIPAN

( Filing )

1. Filing Adalah kecepatan, sistematik, pengaturan yang aman dan penyimpanan arsip yang berharga/bermanfaat serta apabila dapat dibutuhkan dapat ditemukan secara cepat dan tepat.

2. Filing adalah tempat penyimpanan surat-surat, arsip-arsip pusat pemrosesan, penyusunan/pengaturan dan gudang arsip. Jika diperlukan dapat ditemukan secara cepat dan tepat.

3. Filing adalah tempat penyimpanan surat-surat, arsip-arsip dan dokumen pada folder, binder, laci filing cabinet atau lainnya.

Menurut undang-undang No. 7 tahun 1971.

Arsip Adalah :

a. Naskah naskah yang diabuat dan diterima oleh lembaga lembaga dan badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan,

Pengetahuan Filing (kearsipan).

Kehidupan manusia terlebih pada zaman teknologi ini kegiatan manusia tidak bisa terlepas dari pada kearsipan, karena semua kegiatan manusia diiringi oleh benda arsip.   Begitu manusia akan lahir di dunia, sudah harus membutuhkan benda arsip.  Pada saat lahir harus segera diupayakan adanya dokumen-yang terkait dengan kelahiran tersebut.  Sebagai contoh :  Surat keterangan Dokter, Kwitansi, Surat lapor diri ke RT/Rw dan kelurahan, foto copy ijasah dan dokumen lainnya yang dibutuhkan untuk pengurusan surat Akte kelahiran. Pengurusan tersebut tidak bisa ditunda-tunda hal ini akan menimbulkan pengurusan yang sulit.

Perkembangan selanjutnya banyak/sedikitnya tergantung dari pada aktivitas manusia tersebut, semakin maju aktif manusia semakin bertambah jumlah arsip/surat yang mereka buat atau terima,  Begitu juga suatu perusahaan atau instansi maju mundurnya bica dilihat dari jumlah penerimaan, pengriman suarat maupun jumlah asrip yang mereka simpan.  Bigitu juga cara pengelolaan benda arsip semakin baik penyimpanan dan pencariannya semakin teratur administrasi perusaan/kantor tersebut.

Tetapi sebalinya bila pengelolaan aarsipnyapun tidak teraatur. Data dan fakta yang tersimpan tersebut sulit atau lama ditemukan maka menmbulkan suatu indikasi bahwa pekerjaan Sekretaris kurang baik dan Sekretarisnya kurang trampil dan cekatan.

Seorang Sekretaris adalah pembantu atau tangan kanan Pimpinan terutama dalam bidang administrasi, baik buruknya tergantung padanya.