Pengetahuan Filing (kearsipan).

Kehidupan manusia terlebih pada zaman teknologi ini kegiatan manusia tidak bisa terlepas dari pada kearsipan, karena semua kegiatan manusia diiringi oleh benda arsip.   Begitu manusia akan lahir di dunia, sudah harus membutuhkan benda arsip.  Pada saat lahir harus segera diupayakan adanya dokumen-yang terkait dengan kelahiran tersebut.  Sebagai contoh :  Surat keterangan Dokter, Kwitansi, Surat lapor diri ke RT/Rw dan kelurahan, foto copy ijasah dan dokumen lainnya yang dibutuhkan untuk pengurusan surat Akte kelahiran. Pengurusan tersebut tidak bisa ditunda-tunda hal ini akan menimbulkan pengurusan yang sulit.

Perkembangan selanjutnya banyak/sedikitnya tergantung dari pada aktivitas manusia tersebut, semakin maju aktif manusia semakin bertambah jumlah arsip/surat yang mereka buat atau terima,  Begitu juga suatu perusahaan atau instansi maju mundurnya bica dilihat dari jumlah penerimaan, pengriman suarat maupun jumlah asrip yang mereka simpan.  Bigitu juga cara pengelolaan benda arsip semakin baik penyimpanan dan pencariannya semakin teratur administrasi perusaan/kantor tersebut.

Tetapi sebalinya bila pengelolaan aarsipnyapun tidak teraatur. Data dan fakta yang tersimpan tersebut sulit atau lama ditemukan maka menmbulkan suatu indikasi bahwa pekerjaan Sekretaris kurang baik dan Sekretarisnya kurang trampil dan cekatan.

Seorang Sekretaris adalah pembantu atau tangan kanan Pimpinan terutama dalam bidang administrasi, baik buruknya tergantung padanya.

          Pimpinan pada umumnuya hanya mengetrahui hasil akhir dari kegiatan tersebut, apabila membutuhkan arsip harus segera dapat ditemukan dan segera diserahkan kepada beliau,   Disiplin inilah tugas Sekretaris akan teruji apakah mereka melaksanakan pekerjaan dengan cekatan, rampil, teliati dan tanggung jawab, seandainya mereka bekerja dengan kemampuan dan pengetahuan yang memadai, maka arsip tersebut dapat disajikan dengan waktu yang sesingkat-singkatnya.  Dengan ditemukan data dan dakta secara capat berarti Sekretaris ikut membantu mempermudah Pimpinan mengampil keputusan.(bahan Diklat BLK. Thn. 1992 ).
 

Cepatnya penemuan data akan menimbulkan keuntungan dipihak perusahaan dan akhirnya Pimpinan akan menilai bahwa sekretarisnya adalah Sekretaris Andalan.  Dan kelak mereka akan berhasil guna sesuai dengan perkembangan dan prestasi secara bertahap yang mereka raih.

Dengan terlambatnya penemuan data maka kemungkinan akan tertundanya pengambilan keputusan dan ini bisa menimbulkan sutau kerugian waktu, tenaga dan matreal, kerugian itu semua berarti menghambat parestasi perusahaan.

Padahal persaingan dunia usaha semakin ketat, satu sama lain saling berlomba untuk mencari informasi, data dan fakta secepat munkin, terlambat menerima informasi berarti kalah dalam persaingan, karena berarti mereka terlambat megerjakan, menyelesaikan suatu masalah.

 Sehingga bisa diambil suatu kesimpulan bahwa seorang Sekretaris harus bisa mengerjakan tanggung jwabnya secara baik agar karier mereka berkembang, seiring dengan perkembangan perusahaan.

 Seorang sekretaris merupakan pusat informasi bagi Pimpinan dan karyawan lainnya dan disini Sekretaris dituntut untuk dapat menyajikan suatu data secara cepat dan tepat.  Disamping itu pula merahasiakan suatu data adalah merupakan tanggung jawab yang penting.  Baik itu rahasia Pimpinan, rahasia perusahaan dan masalah lain yang perlu dirahasiakan.  Pada umumnya sebagian besar rahasia perusahaan terletak di arsip/dokumen.  Untuk itu penyusunan arsip sangat dibutuhkan ketelitian, kerapian, keteraturan dan juga tak kalah pentinya kepribadian dan ketrampilan seorang Sekretaris dalam mengemban tugasnya.